個人情報取得に係る不適切事例について

　中国運輸局が事務局を務める標記オンライン説明会においては、参加される皆様の問題意識やご質問、ご意見に真摯にお応えできるよう事前登録をお願いしており、効率化を図るため、MicrosoftFormsを活用したフォームに氏名、電話番号、メールアドレスを記載いただいておりました。
　今般、MicrosoftFormsの取扱いが不適切であることが判明したため、以下のとおり改善しました。今後はMicrosoftの活用ルールに沿った対応を進めて参ります。
　なお、本件において個人情報の漏洩の事実は確認されておりません。
　中国運輸局では今後ともトラック物流２０２４年問題の解決に向けてトラック運送事業者、荷主事業者、その他関係者の皆様へ有益な情報を提供し、相互理解を深めていただく場としてオンライン説明会を開催して参ります。
　今後は、個人情報管理に万全を期して参りたいと考えておりますので、引き続きよろしくお願いいたします。
１．説明会名称：
　　国土交通省トラック荷主特別対策室主催　「トラック物流2024年問題に関するオンライン説明会」
２．収集対象個人情報：氏名、電話番号、メールアドレス
３．個人情報取得方法：MicrosoftFormsにより作成したフォームに入力
４．不適切内容：
　　●事前登録に活用していた「MicrosoftForms」においては、応答デ-タの使用方法についてのプライバシ-に関する声明を提供していない場合に個人情報等を記載しないこととされているにも関わらず、声明の提供がないまま個人情報の記載を求めていたこと
　　●個人情報収集にあたっての情報利用に関する案内の不足
５．改善内容：
　　�@ Formsを用いた個人情報取得を中止
　　�A オンライン説明会参加について事前登録を行わずとも参加が可能となるよう常時参加URLを公開